FRENNLES
Plan een gesprek
← Alle realisaties
In gebruik sinds mei 2026Vrije tijd en sportRegio Luik
Let's Sport · Vrije tijd en sport · Regio Luik

De mailbox sorteert zichzelf.

Let's Sport organiseert kampen, verjaardagsfeestjes en lessen voor kinderen op 19 locaties. Vier mensen beantwoorden de ouders en beheren 850 monitoren. Wij bouwden de agent die hun e-mails sorteert en de antwoorden voorbereidt.

1u30per dag gewonnen in de periode voor de kampen
112e-mails per dag, op het drukste moment
6 dagenvan het eerste gesprek tot de eerste ingebruikname

Investering: vanaf € 2.500. Terugverdiend in ongeveer 3 maanden.

Vroeger

Alles gebeurde met de hand.

Elke e-mail werd met de hand gelezen, gesorteerd en beantwoord.

Voor elke kandidatuur van een monitor stuurde het team een vragenlijst, kreeg een antwoord in vrije tekst en tikte dat kolom per kolom over in Excel.

Voor elke schoolvakantie stuurden meer dan 300 monitoren hun beschikbaarheid per e-mail, elk in zijn eigen vorm. Alles moest herlezen en overgenomen worden.

Wat de agent doet

Sorteren, voorbereiden, doorsturen.

  1. Elke 30 minuten, van 7 tot 22 uur, leest hij de nieuwe e-mails.
  2. Hij deelt elke e-mail in bij een van 23 soorten vragen: inschrijving, attest ziekenfonds, verjaardag, annulering, kandidatuur…
  3. Hij bereidt een antwoord voor met de juiste informatie: prijzen, data, links, nummers.
  4. Hij zet het concept klaar bij de juiste persoon, met diens handtekening.
  5. Die persoon leest na en verstuurt. Geen enkel antwoord aan ouders vertrekt zonder goedkeuring.

Kandidaturen en beschikbaarheden. Kandidaten krijgen een formulier, en hun antwoorden komen rechtstreeks in het monitorenbestand. Beschikbaarheden lopen via een tweede formulier, dat voor elke periode automatisch bijgewerkt wordt.

Demo · InboxFictieve voorbeelden
Goedendag, is er nog plaats in het multisportkamp in Luik tijdens de eerste week van de paasvakantie? Mijn dochter is 7. Dank u!
Kampen · informatie→ Verantwoordelijke kampen
Concept klaarNa te lezen voor verzending
Goedendag, Bedankt voor uw bericht. Het multisportkamp in Luik verwelkomt kinderen van 3 tot 12 jaar. De resterende plaatsen en de inschrijving vindt u hier: ‹ inschrijvingslink ›. Fijne dag, ‹ handtekening van de verantwoordelijke ›
De elementen ‹ tussen haakjes › vult de agent in op basis van uw kennisbank.
De moeilijkheid

Wanneer AI niet volstaat.

Eerst probeerden we de beschikbaarheden door AI te laten lezen, rechtstreeks in de e-mails. “Ja Luik, waarschijnlijk, week 2 niet beschikbaar anders overal ja”: de nauwkeurigheid bleef steken op 75 tot 80%. Voor een kampplanning is dat te weinig.

We pasten de oplossing aan: een gestructureerd formulier voor die stap, AI voor het sorteren en beantwoorden van e-mails. Resultaat: 100% bruikbare antwoorden.

En de kosten. De eerste versie verbruikte ongeveer 50 bewerkingen per e-mail, drie keer het abonnement van de klant. We zetten de gegevens in een cache: één bewerking per e-mail.

Resultaat en timing

In gebruik na zes dagen.

  1. 30 april 2026Eerste gesprek
  2. 6 mei 2026Sorteren en antwoorden in gebruik
  3. Half meiFormulier voor beschikbaarheden
  4. Juni tot augustusKosten geoptimaliseerd, overdracht binnen het team zonder onderbreking, herfstvakantie voorbereid
Gekoppelde toolsGmailGoogle SheetsGoogle FormsMakeOpenAI
Getuigenis

“De tijdwinst is duidelijk enorm.”

Zaakvoerder van Let's Sport, sportkampen voor kinderen, regio Luik (in het Frans, ondertiteld)

En als uw mailbox zich ook zelf sorteerde.

Toon ons de vragen die elke dag terugkomen. In dertig minuten zeggen we u wat een agent ermee kan doen.

Plan een kennismakingsgesprek
30 minuten, gratis, vrijblijvend.
Volgende realisatieAdvertentie-agent →