La boîte mail se trie seule.
Let's Sport organise des stages, des anniversaires et des cours pour enfants sur 19 lieux. Quatre personnes répondent aux parents et gèrent 850 moniteurs. Nous avons construit l'agent qui trie leurs e-mails et prépare les réponses.
Investissement : à partir de 2 500 €. Rentabilisé en environ 3 mois.
Tout passait par la main.
Chaque e-mail était lu, trié et rédigé à la main.
Pour chaque candidature de moniteur, l'équipe envoyait un questionnaire, recevait une réponse en texte libre, puis la recopiait colonne par colonne dans Excel.
À chaque congé scolaire, plus de 300 moniteurs envoyaient leurs disponibilités par e-mail, chacun dans son format. Il fallait tout relire et tout reporter.
Trier, préparer, router.
- Toutes les 30 minutes, de 7 h à 22 h, il lit les nouveaux e-mails.
- Il classe chaque e-mail parmi 23 types de demandes : inscription, attestation de mutuelle, anniversaire, annulation, candidature…
- Il prépare une réponse avec les bonnes informations : tarifs, dates, liens, numéros.
- Il range le brouillon chez la bonne personne, avec sa signature.
- La personne relit et envoie. Aucune réponse aux parents ne part sans validation.
Candidatures et disponibilités. Les candidats reçoivent un formulaire, et leurs réponses s'inscrivent directement dans le fichier des moniteurs. Les disponibilités passent par un second formulaire, mis à jour automatiquement à chaque période.
Quand l'IA ne suffit pas.
Nous avons d'abord essayé de faire lire les disponibilités par l'IA, directement dans les e-mails. « Oui Liège, probablement, pas dispo semaine 2 sinon oui partout » : la justesse plafonnait entre 75 et 80 %. Pour un planning de stages, c'est trop peu.
Nous avons adapté la solution : un formulaire structuré pour cette étape, l'IA pour le tri et les réponses aux e-mails. Résultat : 100 % de réponses exploitables.
Et les coûts. La première version consommait environ 50 opérations par e-mail, soit trois fois le forfait du client. Nous avons mis les données en cache : une opération par e-mail.
En production en six jours.
- 30 avril 2026Premier appel
- 6 mai 2026Tri et réponses en production
- Mi-maiFormulaire de disponibilités
- Juin à aoûtCoûts optimisés, passage de relais dans l'équipe sans interruption, période Toussaint préparée
Témoignage« Il est clair que le gain de temps est énorme. »
Gérant de Let's Sport, stages sportifs pour enfants, région liégeoise
Et si votre boîte mail se triait aussi.
Montrez-nous les demandes qui reviennent chaque jour. Nous vous disons en trente minutes ce qu'un agent peut en faire.